จัดการเวลาให้อยู่หมัด โดยใช้ทฤษฎีขวดโหล ‘Pickle Jar Theory’

หากคุณเคยลองใช้สารพัดวิธีในการบริหารเวลาแล้วแต่ยังแก้ปัญหาไม่ได้เสียที ‘Pickle Jar Theory’ หรือ ‘ทฤษฎีขวดโหล’ อาจช่วยให้คุณรู้จักใช้เวลาในแต่ละวันให้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์มากขึ้นได้

ขวดโหล คือ เวลา

เชื่อว่าหลาย ๆ คนคงเคยรู้สึกว่าเวลาในแต่ละวันนั้นช่างผ่านไปเร็วเหลือเกิน รู้ตัวอีกทีก็หมดวันไปเสียแล้ว ยังทำอะไรไม่เสร็จสักอย่างเลย ถ้าลองคิดดูดี ๆ ทุกคนล้วนมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไมบางคนถึงสามารถจัดการบริหารเวลาได้ดีกว่าคนอื่นล่ะ การบอกว่า “ไม่มีเวลา” หรือ คิดว่า “เวลาของเราน้อยกว่าคนอื่น” นั้นอาจหมายถึงว่าคุณยังจัดสรรเวลาของตัวเองได้ไม่มีประสิทธิภาพมากพอ

ทฤษฎีนี้เปรียบเทียบ ‘ขวดโหล’ เป็นดั่ง ‘เวลา’ ที่มีจำกัดในแต่ละวัน และเปรียบเทียบของ 3 อย่างในขวดโหล ได้แก่ ก้อนหิน ก้อนกรวด และทราย กับการจัดลำดับความสำคัญของงานใน 3 หมวดหมู่ โดยให้คำนึงว่าพื้นที่ในขวดโหลนั้นมีจำกัด ดังนั้นจึงควรประเมินและตัดสินใจให้ถี่ถ้วนก่อนที่จะใส่ของแต่ละอย่างลงไป ซึ่งเปรียบเสมือนการถามตัวเองว่า “เราควรจะใช้เวลาไปกับอะไรบ้างในวันนี้”

ของในขวดโหล

เพื่อให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น การเปรียบเทียบความสำคัญของงานกับของ 3 อย่าง จะเป็นได้ดังนี้

ก้อนหิน คือ งานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุด ซึ่งหากทำไม่เสร็จให้ทันตามกำหนดก็จะมีผลกระทบตามมา
ก้อนกรวด คือ งานที่สำคัญรองลงมา ซึ่งต้องทำเป็นประจำทุกวัน แต่ไม่ได้เร่งด่วนมาก อาจกระจายไปทำในวันอื่นได้
ทราย คือ งานที่สำคัญน้อยที่สุด ซึ่งไม่ได้มีความยาก แต่อาจใช้เวลาในการทำมาก เช่น การคุยโทรศัพท์ การตอบอีเมล หรือการเช็คการแจ้งเตือนในโซเชียลมีเดีย

โดยธรรมชาติแล้วคนเรามักจะตอบสนองต่อสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของเรา ณ ขณะนั้น ยกตัวอย่างเช่น เมื่อมือถือแจ้งเตือนว่ามีอีเมลเข้ามา เราก็มักจะเปิดเข้าไปดูเลยทันที หรือ เมื่อมีเพื่อนร่วมงานเดินผ่านโต๊ะทำงานเรา เราก็อาจชวนเขาคุยสัพเพเหระ แก้เบื่อ แต่หารู้ไม่ว่าสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้สามารถส่งผลกระทบต่อเวลาที่มีจำกัดในแต่ละวันของเราได้มากกว่าที่เราคิดเลยทีเดียว

หากเราเริ่มจากการใส่ทรายจำนวนมาก ๆ เข้าไปในขวดโหลก่อน พื้นที่ที่จะสามารถใส่ก้อนหินและก้อนกรวดเข้าไปได้นั้นก็จะมีน้อยลงหรืออาจไม่มีเลย ซึ่งนั้นหมายความว่าเวลาของเรานั้นหมดไปกับการทำงานที่ไม่ได้มีความสำคัญมากนัก และละเลยงานที่สำคัญจริง ๆ ไป

ใช้ขวดโหลอย่างไร

ในการวางแผนของแต่ละวัน ให้คุณลองนึกภาพขวดโหลเปล่า ๆ ดู หลังจากนั้นให้ใส่สิ่งเหล่านี้ลงไปตามลำดับ ดังนี้

ใส่ก้อนหินลงไปสัก 3 ถึง 4 ก้อน
ตามด้วยก้อนกรวดจำนวนเท่ากำมือเล็ก ๆ และเขย่าขวดโหลเล็กน้อยเพื่อให้ก้อนกรวดกระจายตัวไปตามพื้นที่ ๆ เหลือในขวดโหล
แล้วค่อยเททรายตามลงไป

การคำนึงถึงลำดับและขนาดของสิ่งของแต่ละอย่างนั้นสำคัญเป็นอย่างมากในการสร้างสมดุลให้แต่ละวันของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถทำงานสำคัญเสร็จทันตามกำหนด รวมถึงมีเวลาให้ตัวเองและครอบครัวอีกด้วย ดังนั้นจึงไม่ควรจัดลำดับโดยการใส่ทรายกับก้อนกรวดก่อน เพราะจะทำให้พื้นที่สำหรับก้อนหินนั้นมีเหลืออยู่น้อย หรือหากใส่ก้อนหินเยอะเกินไป ขวดโหลก็อาจแตกได้

นำทฤษฎีขวดโหลมาปรับใช้ในการบริหารเวลาอย่างไร

ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญ

ทฤษฎีขวดโหลนั้นช่วยให้คุณเห็นภาพการบริหารเวลาได้ชัดเจนมากขึ้น ว่าต้องทำอย่างไรถึงจะสามารถใช้เวลาให้คุ้มค่าได้มากที่สุดในแต่ละวัน โดยการทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน ซึ่งก็คือ ‘ก้อนหิน’ ในขวดโหล และทำให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด เพื่อที่จะได้มีเวลาสำหรับการทำอย่างอื่น

ช่วยในการวางแผน

เมื่อคุณรู้ว่างานอะไรสำคัญที่สุด คุณก็จะสามารถวางแผนล่างหน้าได้ว่าคุณต้องทำอะไรก่อน ขั้นตอนจะออกมาในลักษณะไหน ต้องใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ในการจัดการงาน ๆ หนึ่ง โดยทั้งหมดนี้คุณควรใส่ลงไปในรายการสิ่งที่ต้องทำ

แม้การประเมินเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นนั้นอาจทำได้ยาก หากคุณใส่มันไว้ในรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณก็จะสามารถมองเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้นว่า คุณควรจะเผื่อเวลาไว้เท่าไหร่เพื่อทำงานชิ้นใหญ่ที่สำคัญให้เสร็จได้ทันเวลา

อย่าลืมว่า …

‘เวลา’ เป็นสิ่งที่ทุกคนมีเท่ากัน และทุกคนสามารถเลือกว่าจะใช้เวลาของตัวเองอย่างไร ดังนั้นคุณจึงควรใช้เวลาไปกับการทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุด หรือ ‘ก้อนหิน’ ให้เสร็จก่อนที่จะไปทำงานที่สำคัญน้อยลงมา หรือ ‘ก้อนกรวดและทราย’ การทำแบบนี้จะช่วยให้คุณมีอิสระในการใช้เวลาที่เหลือมากขึ้น ทั้งในการทำงานที่เหลือให้เสร็จ รวมไปการได้ใช้เวลากับตัวเองและครอบครัว

อ้างอิง

Wright, Jeremy, et al. “Time Management: The Pickle Jar Theory.” A List Apart, 22

June 2002, alistapart.com/article/pickle/.

The Pickle Jar Theory in Time Management. Dec. 2020, www.actitime.com/time-management/pickle-jar-theory.

“Time Management: How the Pickle Jar Theory Will Help You.” Lapaas Digital

Marketing Company and Institute, 19 Mar. 2021, https://lapaas.com/time-

management-how-the-pickle-jar-theory-will-help-you/.

Ansari, Shadav Mohammad. “Time Management – Pickle Jar Theory.” 28 Feb. 2019,

www.linkedin.com/pulse/time-management-pickle-jar-theory-shadav-mohammad-

ansari.

“‘ทฤษฎีกระปุกทราย’ การจัดลำดับความสำคัญเพื่อเพิ่มเวลาชีวิต.” Popular,

www.blockdit.com/posts/5f6354adb693224833aa1be7.

ประวัติผู้เขียน

เดือนมนัส วราภาสกุล
ที่ปรึกษาจิตวิทยาองค์กร
M.A. Psychology in Education, Teachers College, Columbia University