จัดการกับภาระงาน (Workload) ที่ล้นมือ ให้ได้ทั้งงานทั้งคุณภาพ

เชื่อว่าหลาย ๆ คนกำลังประสบปัญหางานล้นมือจนทำแทบไ่ม่ทันกันอยู่ ยิ่งช่วงนี้ทำงานที่บ้าน (Work from Home) เวลาทำงานก็ไม่ชัดเจน ไหนจะมีงานด่วน งานแทรก เข้ามาตลอด จนไม่รู้จะหาเวลาพักที่ไหน หรือบางคนอาจเป็นสาย say ‘yes’ ตอบตกลงรับงานตลอด ใครขอให้ช่วยก็ช่วย จนตอนนี้เริ่มกังวลว่า จะไม่มีเวลาทำงานของตัวเอง ถ้าคุณกำลังอยู่ในจุดนี้ ตอนนี้แหละเป็นโอกาสดีที่คุณจะถอยหลังมาหนึ่งก้าว แล้วลองดูว่า อะไรเวิร์คไม่เวิร์ค ซึ่งเรามี 7 วิธีที่จะช่วยให้คุณรับมือกับภาระงานที่หนักได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้

1. ลอง say ‘no’ ดูบ้าง

ไม่มีใครสามารถทำงานหลาย ๆ อย่างได้หมดและทันเวลาได้หรอกหากไม่อดหลับอดนอน ต่อให้คุณขี้เกรงใจแค่ไหน หากคุณตอบตัวเองได้ว่า ตอนนี้งานของคุณนั้นเยอะพออยู่แล้ว รับงานใหม่มาอีกคงไม่ไหว ให้คุณลองฝึก say ‘no’ ดู ซึ่งการทำแบบนี้ หมายถึงว่า คุณเข้าใจถึงลิมิตของตัวเองว่า แค่ไหนที่คุณรับไหวและแค่ไหนที่รับไม่ไหว ในทางกลับกัน หากมีงานเร่งด่วนที่สำคัญจริง ๆ แทรกเข้ามา ซึ่งคุณต้องเข้าไปช่วยซัพพอร์ต คุณอาจให้เป็นกรณียกเว้น เนื่องจากคนที่เขามาขอความช่วยเหลือจากคุณ เขาอาจกำลังเดือดร้อนจริง ๆ

2. แพลนนิ่งดี ๆ

การจัดลำดับความสำคัญไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่การที่จะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพได้นั้น คุณต้องลิส ออกมาก่อนว่า ตอนนี้คุณมีงานอะไรที่ต้องทำบ้าง และลองกำหนดวันส่งงานคร่าว ๆ ดู คุณจะได้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นว่า งานไหนเร่งด่วนที่สุด ซึ่งคุณควรแยกงานของคุณออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้

1) งานที่สำคัญและเร่งด่วน: รีบทำให้เสร็จตอนนี้

2) งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: ทำให้เสร็จหลังจากทำงานด่วนเสร็จ   

3) งานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: มอบหมายให้คนอื่นทำ

4) งานที่ทั้งไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: ให้งานอื่นเสร็จก่อนแล้วค่อยทำเมื่อมีเวลา

3. ทำงานเป็นช่วง ๆ

การจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุดนั้น คุณควรหาเวลาพักเบรคเป็นช่วง ๆ ในระหว่างวันทำงาน ลองใช้หลัก 60-60-30 ดู โดยทำงาน 50 นาทีแล้วหยุดพัก 10 นาที ซึ่งการพักนี้ คุณสามารถทำได้หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการออกไปเดินเล่น หาของว่างทาน หรือคุยกับใครสักคน เป็นต้น หลังจากนั้น ค่อยกลับมาทำงานต่ออิีก 50 นาที หยุดพักอิีก 10 นาที แล้วจึงไปพักต่ออีก 30 นาทีเต็ม โดยที่คุณต้องหยุดทำงานในช่วงนี้ และหากิจกรรมอื่นที่ผ่อนคลายทำ เพื่อเป็นการเพิ่มพลังให้คุณสามารถกลับมาโฟกัสกับงานได้ต่อ

4. กำจัดสิ่งรบกวนสมาธิ

ลองคำนวณดูเล่น ๆ ก็ได้ว่า ในแต่ละวัน คุณเสียสมาธิไปกี่ครั้งในการทำอย่างอื่น เช่น เล่นมือถือ เล่น social media หรือเล่นเกม เป็นต้น แล้วลองนำจำนวนครั้งนั้นมาคูณ 25 ดู ซึ่งจะเท่ากับจำนวนนาทีที่คุณเสียสมาธิไป งานวิจัยเรื่อง The Cost of Interrupted Work ของ Gloria Mark ศาสตราจารย์ภาควิชาสนเทศศาสตร์ มหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย เออร์ไวน์ พบว่า โดยเฉลี่ย คนเราจะใช้เวลาประมาณ 23 นาที 15 วินาที กว่าจะสามารถกลับไปโฟกัสกับงานที่ทำอยู่่ก่อนเสียสมาธิ ดังนั้น คุณควรปิดเสียงแจ้งเตือนต่าง ๆ และหาพื้นที่ที่เงียบสงบในการทำงาน เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสได้อย่างเต็มที่

5. จัดพื้นที่ทำงาน

การจัดพื้นที่ทำงานของคุณให้เป็นระเบียบนั้นสำคัญมาก ไม่่ว่าคุณจะทำงานที่บ้านหรือที่ออฟฟิศ เพราะหากโต๊ะทำงานของคุณรกจนคุณหาอะไรไม่เจอ มันอาจทำให้คุณหงุดหงิดหัวเสีย และทำให้การทำงานของคุณล่าช้าลงก็ได้นะเพราะมัวแต่เสียเวลาหาของ ดังนั้น คุณควรวางของที่จำเป็นไว้บนโต๊ะทำงานของคุณ เช่น เอกสารที่ต้องใช้ในการประชุมวันนี้ หรืออุปกรณ์เครื่องเขียนหากคุณต้องทำงานเอกสาร เป็นต้น และนำของที่ไม่จำเป็นออกจากโต๊ะทำงานเพื่อความเป็นระเบียบ นอกจากการจัดพื้นที่ทำงานจะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นแล้ว มันยังทำให้อารมณ์คุณดีขึ้นด้วยนะ

6. Work Smart

ในยุคนี้ที่มีแต่การเปลี่ยนแปลง การเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ นั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างมากในการทำงาน ดังนั้น หากคุณสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีโดยการเรียนรู้การใช้คีย์ลัดต่าง ๆ เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ได้เร็วขึ้น คุณจะสามารถลดเวลาในการทำงานลงไปได้เยอะเลย นอกจากนี้ ในการ work smart คุณอาจใช้แอปพลิเคชั่นต่าง ๆ เข้ามาช่วยในการติดตามความคืบหน้าของงานหรือโปรเจค แจ้งเตือนกำหนดส่งงาน หรือการดาว์โหลด template ฟรีต่าง ๆ สำหรับการทำรายงาน หรือการทำสไลด์ เป็นต้น ก็ถือเป็นการ work smart นะ

7. หาเวลาพักผ่อน

ร่างกายควรได้หยุดพักบ้าง โดยเฉพาะในช่วงที่คุณโหมงานหนัก คุณอาจลองถามตัวดูว่า ช่วงนี้คุณได้นอนอย่างน้อย 7-8 ชั่วโมงต่อคืนหรือเปล่า ได้ทานอาหารที่มีประโยชน์บ้างไหม หรือได้ออกกำลังกายบ้างหรือเปล่า หากคำตอบของคุณคือ ‘ไม่’ นั้นอาจแปลว่า คุณกำลังทำงานหนักเกินไป ดังนั้น คุณควรหาเวลาให้ตัวเองได้หยุดพักบ้าง หาเวลาไปทำกิจกรรมที่ดีต่อสุขภาพใจ ไม่ว่าจะเป็นการออกไปเดินเล่น หรือการใช้เวลาอยู่กับคนที่อยู่ด้วยแล้วสบายใจ เป็นต้น และไ่ม่ควรละเลยการนอนและการกินนะ การที่ร่างกายได้พักอย่างเต็มที่นั้นจะช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อเลยล่ะ

หวังว่าจะได้เกล็ดความรู้และเคล็ดลับดี ๆ กลับไปใช้กันนะคะ ผู้เขียนอยากฝากทิ้งท้ายไว้ว่า งานมันไม่เคยหมดไปหรอก ดังนั้น อยากให้ทุกคนอนุญาตให้ตัวเองได้พักบ้าง จะได้กลับมาโฟกัสกับงานได้ อย่างเต็มที่นะคะ และอยากเชิญชวนให้หันมาทำงานกันอย่าง Work Smart มากขึ้น เพราะนอกจากจะทำให้งานเสร็จแล้ว เวลาก็ยังเหลือด้วยนะ ผู้เขียนเป็นกำลังใจให้นะคะ

อ้างอิง

Pettit, Mark (2021, Aug 11). “How to Effectively Manage a Heavy Workload at Work.” Lifehack, Lifehack. https://www.lifehack.org/818783/heavy-workload.


ประวัติผู้เขียน

Duanmanus Waraphaskul

Mental Health Consultant

M.A. Psychology in Education, Teachers College, Columbia University